Google去年10月為辦公應用套件服務G Suite進行品牌重塑，正式更名為Google Workspace，整合旗下所有雲端協作工具，包括Gmail、Google日曆、雲端硬碟、Meet及Keep等，帶給使用者更便利的整合性協作體驗。稍早在官方的「Google解密」直播邀來Google Workspace客戶解決方案專家馮剛Samuel與3C達人Tim哥對談，解密如何透過雲端協作，在各種情境下增強用戶的生產力。
Google Workspace分為一般版和企業版，前者可使用常見的Google協作工具，並可另外購買Google One擴充雲端儲存空間；而付費的企業用戶，依據選擇的不同方案，可使用的工具和雲端儲存空間不同，同時還能享有自訂企業電子郵件網域、強話資安防護機制等。
情境一：輕鬆管理繁雜的行程、活動，或推進工作進度
Google Workspace有許多實用密技幫助提升效率，密技一，「從Gmail的信件建立會議」，點擊側邊的日曆logo便可做預約，在創建會議的同時，還會能自動帶入相關的信件、文件與會議名稱，也會從該信件的收、寄件者中建議邀請會議的對象。
在遠距辦公需求提升之下，或用視訊會議或通話顯得相當重要，Google Workspace提供許多功能，讓使用者在「線上溝通、互動時也能保有最佳效率」，此密技二多半是付費用戶才有的功能。線上虛擬協作白板「Google Jamboard」可讓使用者在不同空間開會時，也能即時、同步進行腦力激盪；即時通訊應用Google Meet則有進階的「舉手功能」、「分組討論」、「問答功能」、「投票功能」，不只讓每位使用者的反饋都能清楚傳達，也促進彼此互動。
密技三的「線上即時協同作業工具幫助進度追蹤」，讓進度功能或成員工作回報的過程更精簡，例如在Google文件、試算表及簡報等協作工具就可「即時共同編輯檔案」，以便隨時追蹤專案進度，並且可透過註解或回覆，指定你要通知的對象，讓對方可以更快地掌握相關建議，工作效率的疊加可加速推進該份文件。
情境二：四面八方的訊息影響工作，如何提升專注力不被干擾
Gmail信箱讀不完的信件，難免影響工作效率和心情。密技四「電子郵件或提醒延後顯示」可讓使用者當下專注處理重要且緊急的信件，而不會因為收件夾中一堆未讀引起焦躁情緒，設定完延後的信件會在指定時間回到收件夾中，不用擔心忙完重要信件會忘記處理延後的郵件，此外，也可透過Google Tasks將信件設為工作項目，重要信件就會出現在Google日曆上，更能輕鬆掌握處理進度。
Google Workspace針對企業用戶提供密技五「預防外在干擾」功能，例如說可「設定工作時間」，讓他人知道你的工作時間即何時能開會，一旦對方想邀你參加這些時間之外的會議，系統就會自動出現通知；「設定不在辦公室的區間」，可在日曆中設定不在辦公室的日期與時間，日曆將自動拒絕預定這段期間召開的所有會議。
情境三：習慣用協作工具，但擔心文件容易遭更動或隨意下載
多人協作常會碰到文件被更動或下載的情形，透過密技六「將協作文件透過PDF分享」，就能避免對方修改文件，如果使用者變更了來源檔案內容，無需重新共用PDF或更新PDF連結，連結便自動更新為最新版本。當和外部人士如客戶、合作夥伴共事時，許多文件需在專案結束後關閉存取權限，透過密技七「一件設定檔案有效期限」，在雲端硬碟中的檔案設定到期日，就能在預定時間限制或停止讓特定人士存取檔案，無須大費周章刪除或調整權限。
雲端儲存空間管理三原則
Google每天有430萬GB的內容上傳到Gmail、雲端硬碟和Google相簿，後者更存放了超過4萬億張照片，顯示Google的雲端協作工具深受歡迎，針對先前取消無限制的儲存空間，Samuel回應，在因應高速成長需求同時兼顧到品質，Google才做出此決定。即便有了使用上限，使用者也可透過3大原則管理Google雲端硬碟的空間。
原則一「定期健檢雲端空間」可在Google雲端硬碟左下角和Google相簿的個人化估算資料查看，系統會根據用戶將相片、影片、檔案和其它內容備份到Google帳戶的頻率，推算出儲存空間會在多久後用盡；原則二「消滅不需要的檔案」，最高效的方法是從附件檔最大的信件下手，在Gmail搜尋框輸入「has:attachment larger:10M」就可找到檔案較大的email進一步刪除(10也可改為更大的數值)。
Google也預告今年6月將為相簿推出新功能，透過AI技術幫助使用者篩選出太暗或糊掉的影片，讓使用者自主決定是否刪除。原則三「節約使用雲端空間」，從預防角度來看，在雲端空間中可盡量使用同一份文件進行編輯，而不是一有新內容就另存一個新文件，且Google Workspace的協作工具都有提供查看版本記錄功能，方便了解變動，另外在共用檔案時以PDF版連結分享，也能在節省雲端硬碟空間的同時，也節省email的儲存空間。（廖家葆／綜合報導）
